案例研究 — 從紙本混亂到即時核准：中型總包商的表單流程優化

承包商
中型總承包商

專案
多地點商業翻新（辦公室 + 零售單位）

解決方案

GoBuid 平台包含：

• 自訂表單 — 無需編碼的拖放式建立器，適用於安全、AIA、QA/QC 等表單
• 即時提交與核准 — 可在任何裝置上完成並簽署表單
• 表單追蹤與共享 — 即時狀態、完整歷史紀錄、自動提醒

問題

• 紙本表單與電子郵件核准常常遺失或被埋在文件堆中
• 行政人員必須手動追蹤並催促工程師與專案經理簽名
• 專案因等待許可證、PTW 或檢查核准而停滯
• 缺乏集中管理平台，無法清楚查看待核准、已核准或逾期的表單

目標

• 將所有提交與核准集中到單一系統，杜絕表單遺失或延誤
• 減少追催文件與核准所花費的時間
• 透過自動追蹤與歷史紀錄提升責任感與透明度

成功步驟

1. 表單轉換與設定
將既有的 PTW、安全與檢查表轉換到 GoBuid 拖放式表單建立器

                           圖1: 將紙本檢查表完整數位化，便於即時填寫、簽署與保存

2. 基於角色的流程設計
根據表單類型定義自訂核准流程（如：安全 → 專案經理 → 總監）

                            圖2: 拖放式表單工作流程設定，可依表單類型與角色自訂核准路徑

3. 手機端設定
為現場團隊安裝並設定手機應用程式

                                圖3: 移動端即時查看與管理表單狀態，清楚顯示逾期、待處理與已完成

4. 即時監控與回饋
檢視表單完成率並找出流程瓶頸

成果（前 30 天）

• 表單遺失率降低 99%，所有提交與核准集中在同一平台
• 行政工作量減少 60%，自動提醒與即時狀態大幅減少人工追蹤
• 核准速度提升 3 倍，大部分表單可在數小時內簽核完成，而非數天

效益

• 杜絕因表單遺失或缺少簽核造成的流程瓶頸
• 隨時查看各專案的表單狀態與核准進度
• 提供完整數位歷史紀錄，讓稽核與交接更順暢
• 降低行政壓力，將更多時間投入到高價值工作
• 更快的核准與順暢的流程加快了專案推進速度

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