案例研究 — 從紙本混亂到即時核准：中型總包商的表單流程優化
了解中型總承包商如何透過工程管理與流程自動化，實現表單數位化與即時核准，將表單遺失率降至0，行政時間減少60%。
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by Oscar Lo
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承包商
中型總承包商
專案
多地點商業翻新（辦公室 + 零售單位）
解決方案
GoBuid 平台包含：
- 自訂表單 — 無需編碼的拖放式建立器，適用於安全、AIA、QA/QC 等表單
- 即時提交與核准 — 可在任何裝置上完成並簽署表單
- 表單追蹤與共享 — 即時狀態、完整歷史紀錄、自動提醒
問題
- 紙本表單與電子郵件核准常常遺失或被埋在文件堆中
- 行政人員必須手動追蹤並催促工程師與專案經理簽名
- 專案因等待許可證、PTW 或檢查核准而停滯
- 缺乏集中管理平台，無法清楚查看待核准、已核准或逾期的表單
目標
- 將所有提交與核准集中到單一系統，杜絕表單遺失或延誤
- 減少追催文件與核准所花費的時間
- 透過自動追蹤與歷史紀錄提升責任感與透明度
成功步驟
1. 表單轉換與設定
將既有的 PTW、安全與檢查表轉換到 GoBuid 拖放式表單建立器
圖1: 將紙本檢查表完整數位化，便於即時填寫、簽署與保存
2. 基於角色的流程設計
根據表單類型定義自訂核准流程（如：安全 → 專案經理 → 總監）
圖2: 拖放式表單工作流程設定，可依表單類型與角色自訂核准路徑
3. 手機端設定
為現場團隊安裝並設定手機應用程式
圖3: 移動端即時查看與管理表單狀態，清楚顯示逾期、待處理與已完成
4. 即時監控與回饋
檢視表單完成率並找出流程瓶頸
成果（前 30 天）
- 表單遺失率降低 99%，所有提交與核准集中在同一平台
- 行政工作量減少 60%，自動提醒與即時狀態大幅減少人工追蹤
- 核准速度提升 3 倍，大部分表單可在數小時內簽核完成，而非數天
效益
- 杜絕因表單遺失或缺少簽核造成的流程瓶頸
- 隨時查看各專案的表單狀態與核准進度
- 提供完整數位歷史紀錄，讓稽核與交接更順暢
- 降低行政壓力，將更多時間投入到高價值工作
- 更快的核准與順暢的流程加快了專案推進速度